Fotokopiranje osebnih izkaznic - zakonito ali nezakonito?

Service.

V 4. členu zakona o osebnih izkaznicah je navedeno, da je osebna izkaznica dokument, ki potrjuje identiteto in državljanstvo. Ali je torej fotokopiranje osebnih izkaznic zakonito ali morda v nekaterih primerih dovoljeno? Ali banke, ki kopirajo dokaze, kršijo zakon? Ali lahko delodajalec fotokopira dokaze?

Kdaj je kopiranje osebne izkaznice zakonito?

Osebna izkaznica vsebuje predvsem priimek, ime, številko PESEL, datum in kraj rojstva, spol, starost – to so osebni podatki, ki jih je treba varovati, za njihovo obdelavo pa veljajo posebne zakonske zahteve. Poleg tega dokazila vključujejo informacije, kot so datum izdaje dokumenta, datum njegove veljavnosti,

79. člen zakona o osebnih izkaznicah pravi:

"WHO:

1) se izogne ​​obveznosti pridobitve ali zamenjave osebne izkaznice,

2) brez pravne podlage hrani osebno izkaznico nekoga drugega,

3) ne vrne osebne izkaznice v primeru izgube poljskega državljanstva,

se kaznuje z omejitvijo prostosti ali denarno kaznijo."

Vredno je biti pozoren na točko 2 - kaznovano je obdržati osebno izkaznico nekoga drugega. Zato ni zakonito posedovanje osebnih izkaznic različnih vrst podjetij za najem ali telekomunikacijskih podjetij za zastavo.

Po drugi strani pa sodna praksa glede zasega fotokopije osebne izkaznice določa, da je samo fotokopiranje zgolj tehnična dejavnost, ki ni prepovedana. Pomembno pa je, da pri kopiranju dokazil ne obdelujemo več informacij, kot je potrebno za doseganje ciljev sklenitve pogodbe, torej ne obdelujemo podatkov, kadar za njihovo obdelavo ni pravne podlage.

Če ni mogoče pridobiti ustreznih informacij z drugimi sredstvi kot s kopiranjem dokazov, je treba po fotokopiranju vse podatke izbrisati, tako da zajemajo vse podatke, ki presegajo tiste, ki so potrebni za izpolnitev namena pogodbe.

So pa situacije, ko je fotokopiranje osebnih izkaznic zakonito – tako pravico imajo banke po čl. 112b Zakona o bančništvu, ki pravi: Banke lahko za namene svoje bančne dejavnosti obdelujejo podatke iz osebnih dokumentov fizičnih oseb.

Fotokopiranje osebnih izkaznic s strani bank lahko poteka le, kadar je to potrebno za opravljanje bančne dejavnosti (npr. dajanje posojil, vodenje računov). Prepovedano pa je kopiranje dokazil s strani bank za druge namene, na primer za namene trženja.

Fotokopiranje osebnih izkaznic s strani delodajalca

GIODO meni, da je s kopiranjem osebne izkaznice s strani delodajalca kršen Zakon o varstvu osebnih podatkov – če na ta način delodajalec pridobi več informacij, kot mu pripada.

Prvi odstavek 22. člena delovnega zakonika določa, katere osebne podatke lahko delodajalec zahteva od delavca. To so:

  • ime in priimek,

  • imena staršev,

  • datum rojstva,

  • kraj bivanja (naslov za dopisovanje),

  • izobraževanje,

  • potek prejšnje zaposlitve.

V naslednjih odstavkih tega člena bomo prebrali, da lahko delodajalec zahteva tudi druge osebne podatke delavca in njegovo številko PESEL ter podatke o imenih in priimkih ter datumih rojstva otrok – vendar le, če so ti podatki potrebnih za dodelitev ustreznih zaslužkov zaposlenih.

Razkritje osebnih podatkov delodajalcu poteka v obliki izjave posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, vendar ima delodajalec pravico zahtevati, da se ti podatki dokumentirajo.

V idealnem primeru bi se delodajalec moral izogibati kopiranju osebnih izkaznic. Zgornje informacije je mogoče pridobiti drugače kot s kopiranjem osebnih dokumentov. Če pa je kopija osebnega dokumenta edini način za potrditev podatkov, potrebnih za izvedbo postopka zaposlitve, bi moral delodajalec v primeru fotokopiranja osebnih izkaznic zakriti in zabrisati podatke, ki jih ne potrebuje, in zato ki jih nima pravice obdelati. Takšni podatki so na primer spol, starost, višina itd.

Začnite brezplačno 30-dnevno preizkusno obdobje brez obveznosti!

Kaj pravi GDPR o fotokopiranju dokazov?

GDPR izrecno ne prepoveduje fotokopiranja osebnih izkaznic, nakazuje pa načelo minimalizma, ki pravi, da se obdelujejo le tiste informacije, ki so nujno potrebne za določen namen. To pomeni, da ne bo mogoče obdelovati podatkov, ki jih prosto določi administrator. Upravljavec je tisti, ki bo odgovoren za dokazovanje, da so mu določeni podatki potrebni za dosego določenega namena.