Kdaj se lahko KPiR hrani v elektronski obliki?

Spletna Stran

Dolžnost podjetnika je, da vse gospodarske dogodke, ki se dogajajo v poslovanju, dokumentira na način, skladen z davčnimi predpisi. Podjetniki, ki obračunavajo dohodek iz dejavnosti po davčni lestvici ali plačujejo pavšalni davek, vodijo register gospodarskih dogodkov v obliki davčne knjige prihodkov in odhodkov. Danes ga namesto tradicionalne knjige pogosto srečamo KPiR v elektronski obliki. V tem primeru pa se morate spomniti na nekaj dodatnih utrdb.

Oblika vodenja davčne knjige prihodkov in odhodkov

Način vodenja davčne knjige prihodkov in odhodkov je določen v Sklepu ministra za finance o vodenju davčne knjige prihodkov in odhodkov. Ta uredba zahteva, da se knjiga vodi v skladu z vzorcem, ki je v njej določen, vključno s prvo brošuro in oštevilčenjem njenih strani enega za drugim. Knjigo je treba hraniti zanesljivo in brez napak. Vnosi morajo biti v poljski in poljski valuti, na previden, čitljiv in trajen način, na podlagi pravilnih in zanesljivih dokazov.

Treba je opozoriti, da KPiR ni treba izvajati ročno - na papirju. Tradicionalna različica je vsekakor bolj zamudna in manj estetska. Trenutno je bolj priročna in hitrejša možnost elektronska oblika z uporabo računalniškega programa ali spletnega sistema in aplikacije. Tovrstna orodja so zgrajena tako, da se čim več aktivnosti izvaja avtomatsko, kar zmanjšuje tveganje za napake in napake davkoplačevalcev.

Predpisi ne določajo obveznosti poročanja o vodenju poslovne knjige prihodkov in odhodkov v elektronski obliki.

KPiR v elektronski obliki - pogoji

Zavezanec lahko KPiR hrani v elektronski obliki, da pa ga davčni organi priznajo kot pravilnega, mora izpolnjevati več pogojev.

§ 28 točka 1. navedenega predpisa določa, da je pri vodenju davčne knjige z uporabo IT tehnik pogoj za njihovo priznanje kot pravilne:

  1. pisna specifikacija podrobnega priročnika z navodili za računalniški program, ki se uporablja za vodenje knjige;

  2. uporaba računalniškega programa, ki zagotavlja takojšen dostop do vsebine opravljenih vpisov in omogoča izpis vseh podatkov v kronološkem vrstnem redu, v skladu z modelom knjige;
  3. shranjevanje zabeleženih podatkov na nosilcih informacij IT na način, ki jih varuje pred uničenjem ali popačenjem, kršitvijo uveljavljenih pravil njihove obdelave ali njihovo nepooblaščeno spreminjanje.

Če torej računalniški program, ki ga uporablja zavezanec, zagotavlja izpolnjevanje navedenih pogojev, ni treba voditi dodatne davčne evidence v papirni obliki.

KPiR v elektronski obliki in obveznost tiska

Če zavezanec vodi KPiR v elektronski obliki in program zagotavlja njegov tisk po predlogi iz Priloge 1 k Uredbi, potem ni obveznosti tiskanja knjige prihodkov in odhodkov v papirni različici. Obveznost tiskanja KPiR je bila odpravljena aprila 2016.

Če pa računalniški program, ki ga uporablja zavezanec, ne zagotavlja tiska knjige po predlogi iz te priloge, je dodatno dolžan postaviti knjigo v stranski obliki in po koncu meseca opraviti izpis vpisov v KPiR za določen mesec.