Pogajanja – kako se nanje pripraviti?

Storitev

Podpis dobre pogodbe z izvajalcem je običajno rezultat trdega dela vodje. Na začetku mora poiskati dobrega partnerja, razmisliti, kako mu predstaviti ponudbo podjetja, nato pa se pogajati. Izkazalo pa se je, da se večina ljudi na vodstvenih položajih v naglici vsakodnevnih zadev v zvezi z njihovim delom premalo časa pripravlja na tako pomembno dejavnost, predvsem na naknadno sodelovanje z izvajalcem. Zato vam bomo v tem članku pokazali, kako se dobro pripraviti na pogajanja.

Vloga priprav na pogajanja

Celoten pogajalski proces je odvisen od kakovosti priprav. Dobro pripravljena oseba med srečanjem z izvajalcem ne razmišlja o vsakem naslednjem koraku, ampak deluje po svojem načrtu in ve, kako se obnašati v primeru nepričakovanih premikov sogovornika.

Za takšno udobje delovanja morate pripravi posvetiti ustrezno količino časa. Med njimi morate zbrati vse informacije, razširiti svoje znanje in veščine glede pogajanj. Prav tako je dobro, da sledite spodnjim korakom.

Pogajanja - korak I: Opredelitev predmeta pogajanj

Priprave na pogajanja je najbolje začeti z opredelitvijo njihove teme. To je vredno narediti na čitljiv način - v obliki seznama vprašanj in težav, o katerih želite razpravljati na prihajajočem sestanku z izvajalcem. Pomembno pa je, da naštejemo ne le vprašanja, ki so za nas pomembna, ampak tudi tista, ki jih lahko izpostavi naš sogovornik. Kakorkoli težko je, si predstavljajte, kaj bi lahko vprašal, kaj je zanj ključno, s čim se ne strinja. Če se vam porodi veliko idej, si jih vse zapišite (tudi tiste, ki se zdijo malo pomembne za celotno pogajanje), da ne boste presenečeni.

Če imamo seznam vprašanj in problemov, jih je dobro razdeliti v tematske bloke, še posebej, če nameravamo voditi precej zapletene razprave. Drug način je razvrstitev pripravljenih vprašanj glede na njihovo pomembnost. Oba načina organiziranja seznama bosta izboljšala naš pogovor.

Pogajanja – korak II: Opredelitev ciljev in njihovega pomena

Ko določite vprašanja, ki jih želite izpostaviti med pogajanji, nadaljujte z opredelitvijo ciljev, h katerim naj vodijo. Takšne ureditve je treba sprejeti za vsako vprašanje posebej, na dveh ravneh:

  • minimalno - lahko dosegljiv cilj;

  • maksimum – razsežnost cilja, katerega doseganje bi nam najbolj koristilo.

Pri določanju ciljev je treba upoštevati vse rešitve, tudi tiste neugodne. Zahvaljujoč temu bomo pripravljeni v primeru, da se z izvajalcem ne bomo dogovorili.

Prav tako je vredno ustvariti hierarhijo naših stremljenj – določiti, katere cilje nam je najpomembnejše doseči in pri katerih lahko popuščamo. To je mogoče storiti na dva načina:

  1. našteti vse namene in jim dodeliti rang – razvrstitev od najpomembnejših do najmanj pomembnih;

  2. Navedite vse cilje in jih obtežite tako, da se seštejejo na sto. Tako lahko posamezne ponudbe analitično primerjamo. Vidite lahko tudi, kakšne so razlike in kako te razlike vplivajo na skupno težo ciljev.

Dajanje ranga individualnim težnjam bo zmanjšalo tveganje, da bo sogovornik s pogajalcem manipuliral in odločal v skladu s svojimi interesi, pri čemer bo pozabil na svoje. Prav tako odpravlja verjetnost impulznega delovanja. Po analizi ciljev bi morali preiti na določitev področja pogajanj – stopnje, na kateri je dogovor najbolj mogoče doseči. Vsebuje rešitve, ki jih je realno izdelati v pogajalskem procesu.

Pogajalski korak III: Spoznavanje položaja druge strani v pogajanjih

Analiza položaja, težav in želja vašega podjetja je zelo pomembna, vendar ne najpomembnejša pri pripravi na pogajanja. Mnogi menedžerji pozabljajo, da morate skrbno preučiti tudi položaj njihovega izvajalca. Naše težnje ne bodo vedno sovpadale z njegovimi cilji. Zato morate pri analizi njegovega položaja najprej razmisliti o tem, kakšni so lahko njegovi minimalni in maksimalni cilji. Na podlagi tega je mogoče predvideti, kateri trenutki pogajanj bodo ključni. Poleg tega lahko ugotovitev nasprotnikovih namenov pomaga vodji, da se pripravi na pripravo rešitev, ki so optimalne za obe strani.

Začnite brezplačno 30-dnevno preizkusno obdobje brez obveznosti!

Pogajanja – korak IV: Odločitev o izbiri strategije

Obstajajo štiri pogajalske strategije:

  • aktivno-sodelujoče - sestoji iz logičnega in podrobnega preučevanja argumentov druge strani, ne reagiranja na čustvene argumente in živahnega vodenja pogovorov;

  • pasivno-sodelujoče - predpostavlja vedenje po ustaljenih vzorcih in veljavnih normah, podleganje nasprotnikovim argumentom in pripravljenost na sodelovanje;

  • aktivno-borbeni - pogajalec je zelo aktiven, dominanten in impulziven, reagira spontano, pogosto vsiljuje svoje argumente in izraža negativna čustva;

  • pasivno-borbeno – pogajalec uporablja svoje diplomatske sposobnosti in tako ohranja dobre medosebne odnose; poleg tega je njegovo vedenje odprto, empatično in nežno.

Po dokončanju prejšnjih žemljic pojdite na zadnjo fazo priprav - izbiro pogajalske strategije. Preden se odločite za uporabo ene od zgornjih taktik, razmislite, katera najbolj ustreza temi prihodnjih razprav. Prav tako je vredno razmisliti, kakšno strategijo bi lahko izbral naš sogovornik. To je pomembno, ker če z njim izberemo strategijo sodelovanja, ne bomo dosegli želenih ciljev.

Pogajanja so malo odvisna od sreče. Predvsem štejejo dobri argumenti, sposobnost razpravljanja in iskanja optimalnih rešitev. Zato je vredno porabiti več časa in se osredotočiti na temeljite analize.