Elementi pogajanj v poslovni dejavnosti

Storitev

Druga tema, povezana z gospodarsko dejavnostjo, so poslovna pogajanja. Tako kot komunikacija so sestavni del poslovanja. Pogajanja niso samo pogovor s stranko. Svoje mesto imajo tudi v notranji strukturi podjetja. Uporabljajo se v dialogu z zaposlenimi in poslovnimi partnerji. Zato razmislimo o uporabi posebnih tehnik pogovora, ki lahko povečajo vaše možnosti za uspeh. Naučite se najpomembnejših elementov poslovnih pogajanj.

Elementi poslovnih pogajanj - najprej priprava!

Prva in hkrati najpomembnejša in dolgotrajna faza pogajanj je priprava. Glavno vprašanje priprav je opredeliti namen pogajanj. Koristno je postaviti glavni cilj, ki bo prinesel največjo korist, in minimalni cilj, pod katerim med pogajanji ne bomo šli. To vam bo omogočilo, da določite pravila in določite mejo donosnosti, pod katero pogodba ne bo smiselna.

Drugo vprašanje je dešifriranje druge strani pogajanj. In tu se glede na to, ali gre za posameznega kupca, poslovnega partnerja ali zaposlenega, določijo lastnosti, ki so koristne pri napovedovanju položaja, ki ga bodo zavzeli na razgovoru.

Kakšne informacije bi morali imeti o drugi strani, preden začnemo z glavno fazo pogajanj?

Posamezna stranka:

  • osebnostne lastnosti, tip temperamenta;
  • »Zamenjava vlog« - kaj želi stranka doseči in kaj mu je najbolj mar;
  • spoznavanje zmožnosti druge strani.

Poslovni partner:

  • osebnostne lastnosti, tip temperamenta;
  • spoznavanje organizacijske strukture podjetja – ali ima oseba, s katero se pogajamo, sposobnost odločanja ali je le zastopnik, ki o ponudbi ne more zares odločati;
  • položaj podjetja na trgu;
  • če smo z njim že vzpostavili sodelovanje, sledimo njegovi zgodovini – v primeru nepravilnosti imamo razpisno prepir;
  • razjasnitev njegovih zahtev in ciljev.

uslužbenec:

  • osebnostne lastnosti, tip temperamenta;
  • njegove vrednote;
  • karierni cilj;
  • družinske razmere;
  • ocena njegove usposobljenosti;
  • vrednotenje motivacijskega dražljaja.

Naslednja faza priprav je opredelitev in razjasnitev pogajalskega prostora. Ta točka se nanaša na ustvarjanje čim več scenarijev intervjujev. Res je, da gre za določeno "ugibanje" in mnogi podjetniki to fazo preskočijo, a opredelitev številnih scenarijev za potek pogajanj imunizira in v veliki meri odpravlja element presenečenja. Zahvaljujoč pričakovanju korakov druge strani lahko podjetnik ustvari tako paleto argumentov, ki vam bodo omogočili, da se hitro uprete napadu in vas v to prepričate. V tej fazi se izvajajo tudi izračuni stroškov. Izračuni nam bodo pomagali ugotoviti koristi in izgube posameznih rešitev. V pomoč bodo tudi pri razvoju pomožnega materiala, ki ga lahko podjetnik uporabi med pogajanji.

Zadnji element priprav je lokacija pogajanj. Tukaj se morate zanašati na lastne občutke. Domneva se, da se v okolju, ki nam je znano, počutimo bolj samozavestni, zato, ko se oseba, ki vodi posel, zaveda, da je njegova prodorna moč nizka, poskusimo, da pogajanja potekajo v našem podjetju. To nas bo okrepilo in nam dalo več samozavesti. Najbolj nevtralna pogajanja so zunaj, kjer sta obe strani v istem, tujem okolju. Po začetni analizi je vredno določiti tudi, katera oseba bo primerna za opravljanje intervjujev. Če je partner specialist, bo najbolje, če pogajalca zastopa strokovnjak, ki pozna podrobnosti in delovanje blaga ali storitev.

Pogajalski slogi

Med njimi ločimo dve osnovni, Borbeni in Kooperativni (sodelujoči), pri čemer se dodatno upošteva možnost aktivnega in pasivnega odnosa v teh stilih. Pogajalski slog nakazuje, kakšen bo pogovor. Ali bo precej agresiven, hiter, argument za argument ali bolje rečeno umirjen, ki bo dal možnost, da razmislimo o argumentih vsake strani in najdemo skupno učinkovito rešitev.

Druga delitev stilov pogajanj razlikuje med:

  • mehak slog - sogovorniki se medsebojno obravnavajo kot partnerji, vedo, da pogajanja pomenijo popuščanje obeh strani, kar pomeni, da se običajno končajo v spodnji meji;
  • trd slog - sogovorniki se obravnavajo kot sovražniki, trd pogajalec želi doseči cilj s čim nižjimi stroški, izvaja pritisk in se ne boji uporabljati tehnik manipulacije in izsiljevanja;
  • stvarni slog - pogajanja so vsebinska in dokaj resnična, obe strani priznavata tako svoje kot nasprotnikove vrednote, zato skupaj obravnavata problem in gradita kompromis.

Pravila izvajanja vpliva

Kako provocirati drugo stranko, da se strinja med pogajanji, bodo predlagala pravila vpliva. Njihovo poznavanje bo pomagalo tudi preprečiti, da bi jih uporabili pri nas.

 

  1. Pravilo doslednosti – sproži se, ko določena oseba prevzame določeno pravilnost. Od takrat naprej bo vse ostalo, kar je posledično potrditev te edine pravilnosti, sprejela. Z drugimi besedami, to je zavezanost določenemu vzorcu, ki ima za posledico sprejetje vseh postulatov, ki izhajajo iz tega. Zato je vredno dano temo dojemate široko, saj se lahko ujamete v past posledic. Strah pred tem, da bi vas dojemali kot manever, še bolj izzove k doslednosti in ne nujno v dobrem smislu.
  2. Pravilo vzajemnosti - uporablja načelo nagrade. V poslu je lahko pozitivno, npr. nam je izvajalec kljub težki finančni situaciji zaupal, zdaj pa je v težkem položaju, zato se dogovorimo za podaljšanje roka plačila. Lahko pa je tudi negativno, ko smo ponudbo podjetja zavrnili in zdaj želimo, da sprejmejo našo. Vendar ne smemo pozabiti, da poslovanje urejajo drugačni zakoni kot zasebno življenje in dana dejanja ne bodo vedno videti shematična. Pravilo vzajemnosti se lahko uporablja tudi na druge načine. S tem, ko nekaj damo drugim, jih zavestno prisilimo, da občutijo določeno hvaležnost in ustvarijo občutek zavezanosti. Na ta način lahko uporabite drugo osebo, da izpolni vaša pričakovanja.
  3. Pravilo družbenega dokaza o pravici - je pravilo, katerega uporaba je usmerjena v zmanjšanje sposobnosti samostojnega razmišljanja. S prikazom primerov stotih ljudi, ki so to vseeno storili, izzove domnevo, da je prav. Navsezadnje tako veliko ljudi misli. To pravilo uporablja učinek množice (med tekmo vsi vstanejo, zato bom tudi jaz vstal).
  4. Vladavina avtoritete – temelji na vlogi avtoritete. Zato nekateri pogajalci ne delujejo sami, ampak se podpirajo s strokovnjaki, ki delujejo kot strokovnjak-avtor. Vendar bodite previdni pri psevdo avtoritetah – ljudeh, ki so se naučili le uporabljati strokovni jezik, nimajo pa praktičnega znanja.
  5. Pravilo nedostopnosti - nastopi, ko dani predmet zraste na višjo polico, nedosegljivo. To pogosto povzroči možnost povečanja naših izdatkov, da bi to dosegli. To pravilo se lahko uporabi za spodbujanje druge stranke k hitrejši odločitvi. Seveda mora najprej dokazati, da je zadeva edinstvena in majhna – takšne priložnosti ne dobijo vsi.
  6. Pravilo všečnosti - povzroči večjo simpatijo do ljudi, zaradi katerih so nam všeč. Težje je ljudem, ki jim radi rečete ne. Zato je zelo pomemben odnos sogovornika. Če že ob prvem stiku nekoga ne osvojimo simpatije, bomo z njim težje vzpostavili odnos. Zato je pri poslovnih stikih vredno poskrbeti za svoj odnos v pogovoru in biti pozoren na svoj videz. To pravilo je zelo težko izpolnjevati, saj dobro vemo, da imajo nekateri ljudje »prirojeno sposobnost« in jih je nemogoče ne marati, medtem ko drugi, ko delajo na svojem odnosu, dajejo vtis umetnosti, kar se slabo zaznava v oči sogovornika.

 

Nekatera od šestih pravil vpliva se uporabljajo nevede. Njihovo spoznavanje bi moralo povečati našo zavest pri navezovanju stikov s strankami, zaposlenimi ali poslovnimi partnerji.

Pogajalska taktika

V praksi pogajalci uporabljajo številne taktike za vodenje pogovorov. Dober pogajalec lahko hitro zazna »nasprotnika« in izbere ustrezno tehniko, ki prinese uspeh v slog pogovora. Raziščimo torej nekatere taktike, ki se uporabljajo pri poslovnih pogajanjih.

Preudaren donos. Za dosego cilja so potrebna pogajanja. Običajno se začnejo z najvišjimi stopnjami, zato je vsaka stranka največkrat pripravljena na določene koncesije, ki so spodbuda za podpis pogodbe. Uporabljajo se lahko tudi za preverjanje najnižje meje sprejema druge stranke. Pravila za upokojitev:

  • v pomembnih zadevah ne obupajte najprej - oslabite svoj položaj;
  • ne popuščajte prehitro – imeli bodo takrat večjo vrednost za sogovornika; pazite, da se ne prepustite pritisku sogovornika – popuščanja naj bodo vse manjša;
  • bodite pozorni na učinek "dajte prst in vzeli vam bodo vso roko" - držite se vnaprej določenega načrta in se ne spuščajte pod mejo, ugotovljeno v postopku priprave;
  • ne pozabite, da obstajata dve strani - ne samo vi lahko popustite - zahtevate tudi takšne poteze z druge strani;
  • pozor na koncu pogajanj – ne popuščajte prehitro, ker lahko »zaplavate« s koncesijami.

Ciljajte na najvišji možni vložek. Pri pogajanjih bodite optimistični in merite čim višje. Na ta način si pustimo manevrski prostor. Tudi če ne bomo dosegli te najvišje stopnje, bomo lahko zaključili pogajanja na visoki ravni. Ne pozabite pa, da se izogibajte postavljanju previsokih neupravičenih zahtev, ki jih lahko naš sogovornik na začetku slabo sprejme.

Dober in slab policist. Nekateri pogajalci ne delajo sami, ampak v parih. Delita si vloge enega slabega – ki ima visoke zahteve in noče popuščati, drugega – dobrega si takoj pridobi naklonjenost sogovornika, saj je miren in pristaja na več stvari. Seveda je to igra nastopov, ki te zaradi zamenjane konkurence spodbudi, da sprejmeš »dobro«.

Omejene kompetence. Nekateri pogajalci ne bi smeli sodelovati v pogovorih. To velja za ljudi, ki niso sposobni sprejemati odločitev v zvezi, na primer, glede sprememb cen. Zato bodite previdni, s kom se pogajate. Položaj nesposobnih pogajalcev je mogoče izkoristiti tako, da eno stranko provociramo na popuščanje in z razlago, da zaradi omejenih pristojnosti ne moremo ničesar spremeniti. To je precej tvegana tehnika, saj lahko partnerja odvrne od sodelovanja.

To je le nekaj izmed mnogih pogajalskih tehnik. Če podjetnika ta tematika zanima, lahko med drugim uporabi iz usposabljanja in posebnih Vodičev o pogajanjih v poslovanju, izdanih v okviru projektov, ki jih sofinancira Evropska unija »Človek – najboljša naložba«.

Načela pogajanj osredotočena na sodelovanje

 

  1. Treba je določiti pravila za pogajanja. Preprosta pravila, navedena na začetku, vam bodo omogočila, da razbremenite napetost in se izognete nesporazumom. Če ste iskreni od samega začetka, lahko druga stran odgovarja.
  2. Oblikovanje interesov. Jasno poimenovani interesi obeh strani ter specifični skupni in nasprotujoči si interesi nam bodo omogočili, da na celotno zadevo pogledamo jasno in realno.
  3. Ugotovite težavo in jo poimenujte. Ne bojte se premisliti. Pogosto med pogajanji izvemo več o interesih partnerja. Poskusimo v njih videti svoje možnosti.
  4. Skupaj iščemo rešitve. Obravnavanje druge strani kot partnerja in ne kot nasprotnika lahko privede do iskanja boljših in zanimivejših rešitev. "Dve glavi sta boljši kot ena." Skupna analiza vaših idej je lahko dobra rešitev.

 

Reševanje težkih in konfliktnih situacij

Pri pogajanjih je uporabna sposobnost reševanja konfliktov. Nasprotujoči interesi obeh strani so zadosten razlog za nastanek sporov. Najbolje se jim je izogniti, a kaj storiti, ko pride do konflikta?

Obstaja nekaj psiholoških rešitev za konflikte:

  • uporaba pomanjševalnic - na nek način pomirja pogovor, ukroti sogovornika;
  • ohranjanje razdalje – samokontrola, čeprav lahko drugo stran vrže iz ravnotežja, je boljša rešitev kot kričanje drug čez drugega. Naj se sogovornik reši frustracije;
  • zaviranje slabih čustev - jeza povzroči slepo (navidezno ni izhoda, vir vstaje: brezplodni pogovori);
  • jasna tarča na obzorju, poiščite argument za molk. Vendar to ne pomeni spreminjanja teme ali izogibanja konfliktnim vprašanjem. Nasprotno. Treba je vprašati in poskušati razumeti namere druge strani;
  • ne iščete drugega dna - ne poiščite težave, če vidite, da spodbuja konflikt. Poskusite spremeniti tehniko in slog pogovora;
  • določite svoje stališče - ponovno navedite, za kaj se borite, navedite svoje namere - morda jih druga stran ne pozna. Pokažite skupen cilj, predlagajte svoje rešitve, vendar tudi poslušajte, kaj imajo drugi povedati;
  • v zastoju je vredno ustaviti pogajanja in razmisliti o prestavitvi pogovorov na drug dan. Pustite, da se vaša čustva ohladijo;
  • Navajanje skupnih ciljev in pogovor o koristih sporazuma prav tako naredita konflikt manj pomemben.

Potek pogajanj

Sam proces pogajanj lahko običajno razdelimo na tri faze:

  1. Začetno – začetek pogajanj in spoznavanje udeležencev. Sledi predhodna predstavitev predlogov posamezne stranke. V tej fazi se vzpostavi prvi odnos. Običajno obe strani zavzameta nevtralna stališča in sta pozorni opazovalci.
  2. Razvoj dogodkov – to je trajanje ustreznih pogajalskih pogovorov. Na tej stopnji razvijamo predloge, predstavljamo argumente in vodimo razprave. Razdalja med sogovornikoma se zmanjša, opazite pa lahko tudi zavzemanje določenih stališč in sloga pogovora vsake stranke. Splošno sprejeto načelo pogajanj pravi, da se s prvim predlogom nihče ne strinja, saj običajno koristi predvsem eni izmed strank in vključuje »zgornji vložek«. Nato preidemo na stopnjo koncesij, pri čemer upoštevamo načelo, da morajo biti vzajemne, ne enostranske. Včasih pa pogovor zastane.Iz njega je mogoče izstopiti na podlagi splošne razprave in skupne razprave o splošnem problemu ali brainstorminga – iskati rešitve problema, jih ovrednotiti in zavračati tiste metode, ki so za obe strani nesprejemljive. V tej fazi se pojavi sposobnost uporabe pravil vplivanja in pogajalske taktike.
  3. Končno - zaključek pogovorov. Sprejemanje argumentov in povzetek pogovorov. Ne pozabite na formalno sklenitev, da dogovorjene rešitve ne izginejo pred podpisom pogodbe. Zato je priporočljivo, da med pogovori naredite zapiske, ki vam ne bodo omogočili, da bi izpustili katero koli od vprašanj, dogovorjenih med pogajanji.

Zadnja faza pogajanj traja do podpisa pogodbe. Skrbno je treba preveriti, ali so bili dogovorjeni pogoji dejansko vključeni v pogodbo.

Ne pozabite, da elementi poslovnega pogajanja temeljijo predvsem na komunikaciji med dvema strankama z različnimi interesi. Le kot posledica tega lahko ugotavljanje skupnih koristi vodi do dogovora in doseganja cilja.